Ajansla çalışmaktan memnun olmamak sık yaşanan bir durumdur; asıl sorun çoğu zaman ayrılığın kendisi değil, ayrılık sırasında neleri kaybettiğinizi bilmemektir. Reklam hesabına erişemeyen, analitik geçmişini alamayan ya da web sitesinin dosyalarına ulaşamayan işletmeler yeni ajansla yola sıfırdan başlamak zorunda kalır.
Bu yazıda ajans değiştirmeye karar vermeden önce yapılacak kontrolü, geçiş sürecinin zaman çizelgesini, mutlaka teslim almanız gereken erişim, veri ve dosyaları, erişimleri kapatma sırasını ve yeni ajansa devir adımlarını anlatıyoruz. Sonunda yazdırabileceğiniz bir kontrol listesi var.
Ajans Değiştirmeye Karar Vermeden Önce
Ajans değiştirmenin bir maliyeti vardır: yeni ekibin işi öğrenmesi, ölçümün yeniden kurulması ve otomatik reklam sistemlerinin yeniden öğrenme dönemine girmesi haftalar alabilir. Bu yüzden önce sorunun çözülebilir olup olmadığına bakın.
Karar vermeden önce kendinize şu soruları sorun:
- Beklentiler yazılı mıydı? Hedefler, ölçülecek metrikler ve raporlama sıklığı baştan belirlenmediyse sorun ajanstan çok belirsizlikte olabilir.
- Sorunu açıkça ilettiniz mi? Aylık bir toplantıda somut örneklerle ve bir iyileştirme planı isteyerek konuşmak çoğu zaman sonuç verir.
- Veri ne diyor? Hissiyat yerine kayıtlı hedeflere göre durumu değerlendirin. Rapor eksikse, sosyal medya raporu nasıl hazırlanır yazısındaki gibi bir yapıyla rapor isteyin.
- Sorun yapısal mı? Raporlama olmaması, hesap erişimi verilmemesi ya da tekrarlayan söz verilen işlerin yapılmaması gibi sorunlar, değişim için güçlü gerekçelerdir.
Alternatif bir ajans ararken bakmanız gereken noktalar için SEO ajansı seçerken nelere dikkat etmeliyiz yazımıza göz atabilirsiniz.
Geçiş Sürecinin Zaman Çizelgesi
Geçişi tek bir güne sıkıştırmak risklidir. Aşağıdaki zaman çizelgesi bir başlangıç iskeletidir; sözleşmenizdeki bildirim sürelerine göre uyarlayın.
| Dönem | Yapılacak işler |
|---|---|
| Fesih öncesi (30-60 gün) | Sözleşmedeki fesih ve devir maddelerini okuyun, hesap sahipliğini denetleyin, yeni ajansla görüşmeye başlayın |
| Fesih bildirimi | Yazılı bildirimi sözleşmedeki yöntemle gönderin, devir listesini ajanstan isteyin |
| Son 2-3 hafta | Veri ve dosya dışa aktarımlarını alın, yeni ajansı kullanıcı olarak ekleyin, ölçüm tabanını kaydedin |
| Devir haftası | Kampanya yapısını ve açık işleri yeni ajansa aktarın, mümkünse kısa bir çift çalışma dönemi yürütün |
| Devirden sonra | Eski ajansın erişimlerini kapatın, şifreleri yenileyin, ilk 30 gün performansı yakından izleyin |
Hesapların kimde olması gerektiği konusunu ayrıca ele aldığımız dijital hesapların sahibi kim yazısı, bu çizelgenin ilk adımı için iyi bir hazırlıktır.
Mutlaka Teslim Almanız Gerekenler
Devir sırasında yalnızca “erişim”i değil, bilgiyi de teslim alın. Aşağıdaki tablo kategori kategori nelere ihtiyaç duyacağınızı gösterir.
| Kategori | Teslim alınacaklar |
|---|---|
| Erişim ve sahiplik | Alan adı, hosting, GA4, Tag Manager, Search Console, Ads, İşletme Profili ve Meta hesaplarında sahip ya da yönetici yetkisi |
| Analitik ve ölçüm | Etiket kapsayıcısının dışa aktarımı, dönüşüm tanımları, UTM adlandırma şeması, GA4 ve Search Console raporlarının dışa aktarımları |
| Reklam hesapları | Kampanya yapısı, anahtar kelime ve negatif anahtar kelime listeleri, reklam metinleri, hedef kitle listeleri, bütçe geçmişi |
| Web sitesi | Dosya ve veritabanı yedeği, tema ya da kaynak kod, tasarım kaynak dosyaları, yönlendirme listesi |
| İçerik ve sosyal medya | İçerik takvimi, üretilmiş görsellerin ve videoların kaynak dosyaları, yanıt şablonları, topluluk notları |
| Raporlar ve belgeler | Geçmiş aylık raporlar, strateji belgeleri, yapılan değişikliklerin kaydı |
Search Console’un veri saklama süresi sınırlı olduğu için geçmiş verileri düzenli dışa aktarmak önemlidir. Analitik tarafında ayrıntılı bir kurulum yazısı arıyorsanız Google Analytics rehberimize bakabilirsiniz.
Erişimleri ve Güvenliği Kapatma Sırası
Doğru sıra, yeni ajansı ekleyip erişimi doğruladıktan sonra eskisini kaldırmaktır. Böyle bir yapıda hiçbir noktada kontrolü kaybetmezsiniz.
- Önce yeni ajansı ekleyin ve işini yapabildiğini doğrulayın.
- Eski ajansın kullanıcılarını kaldırın: Analitik, etiket yönetimi, Search Console, reklam, işletme profili ve sosyal platformlardaki tüm adresleri tek tek silin.
- Şifreleri ve kurtarma bilgilerini yenileyin: Paylaşılmış tüm şifreleri değiştirin, iki adımlı doğrulamanın sizde olduğundan emin olun.
- Üçüncü taraf bağlantıları gözden geçirin: Raporlama araçları, form yönlendirmeleri, API anahtarları ve e-posta bildirimleri eski ajansın hesabına bağlı olabilir.
- Ödeme yöntemlerini kontrol edin: Reklam hesaplarında ve araç aboneliklerinde ajansın kartı ya da fatura adı kalmasın.
- Bildirim adreslerini güncelleyin: Form bildirimleri, WhatsApp numaraları ve otomatik e-postalar hâlâ eski ajansa gidiyor olabilir.
Web sitesi de yeni bir ekibe geçecekse alan adı ve yönlendirme konularında web sitesi taşıma sürecinde SEO kaybı nasıl önlenir yazısına bakın.
Performans Düşüşünü Önlemek İçin Yeni Ajansa Devir
Geçiş döneminde sonuçlarda geçici bir dalgalanma görmek olağandır; ancak bunu azaltmak mümkündür.
- Ölçüm tabanını kaydedin: Devirden önce son üç ayın temel metriklerini (form sayısı, dönüşüm, harcama, organik trafik) bir belgeye alın; yeni ajansın performansını bununla kıyaslayın.
- Brief verin: Hedefler, hedef kitle, rakipler, sezonluk dönemler, geçmişte işe yarayanlar ve yaramayanlar yazılı aktarılsın.
- Mümkünse çift çalışma yürütün: Kısa bir süre iki ekip birlikte çalışırsa bilgi aktarımı kolaylaşır.
- Her şeyi aynı anda değiştirmeyin: Otomatik teklif stratejileri öğrenme dönemine girer; kampanyaları aynı hafta yeniden kurmak yerine aşamalı ilerleyin.
- İlk 30 günü planlayın: Yeni ajansla başlangıç sürecini nasıl planlayacağınızı bir ajansla çalışmaya başlarsanız ilk 30 gün yazısında anlattık.
Fesih Maddelerinde Dikkat Edilecek Noktalar
Ayrılık planı en iyi, sözleşme imzalanırken yapılır. Mevcut sözleşmeniz için şu başlıkları kontrol edin:
- Bildirim süresi ve yöntemi: Fesih bildirimi hangi süre öncesinde, hangi biçimde yapılmalı?
- Devir yükümlülüğü: Ajans, erişimleri ve dosyaları hangi sürede teslim etmek zorunda?
- Ücretler: Fesih sırasındaki ödeme, yarım kalan işlerin faturalandırılması ve cezai şartlar nasıl işliyor?
- Fikri mülkiyet: Tasarım, içerik ve kod kime ait; kullanım hakları ne zaman geçiyor?
- Gizlilik: Ayrılık sonrası verilerin kullanımı ve saklanması nasıl düzenleniyor?
Sözleşme maddeleri ve hukuki değerlendirme için bir hukuk danışmanından destek alın. Süreci yazdırıp işaretleyebileceğiniz bir form isterseniz geçiş kontrol listesini PDF olarak indirebilirsiniz.
Geçişten Sonra İlk 30 Günde Neleri İzlemelisiniz?
Devir tamamlandıktan sonra sonuçları duygusal değil, sayısal izleyin. Aşağıdaki göstergeler, geçişin sağlıklı gidip gitmediğini görmenizi sağlar.
| Alan | Ne izlenir? | Ne zaman bakılır? |
|---|---|---|
| Müşteri adayı | Form, telefon ve WhatsApp talebi sayısı | Haftalık |
| Reklam | Harcama, dönüşüm sayısı, dönüşüm başına maliyet | Haftalık; ilk iki hafta dalgalanma normal |
| Organik görünürlük | Search Console’da tıklama ve gösterim, dizindeki sayfalar | İki haftada bir |
| Yerel görünürlük | İşletme profilinde arama ve yol tarifi sayıları, yeni yorumlar | Haftalık |
| Sosyal medya | Erişim, etkileşim, mesaj sayısı | İki haftada bir |
| Raporlama | Raporun zamanında ve eksiksiz gelmesi | Aylık |
Ölçüm tabanını devirden önce yazdığınız için bu tabloyu o rakamlarla doldurabilir ve yeni ajansla ilk değerlendirme toplantısını somut verilerle yapabilirsiniz.
Ayrılık Sürecinde İletişim Nasıl Olmalı?
Ayrılığın gergin geçmesi sizin yararınıza değildir; çünkü devir sırasında ajansın iş birliğine ihtiyaç duyarsınız. Bildirimi nazik ama net yazın, nedenleri kısaca belirtin ve devir listesini ekleyin. Teslim tarihlerini birlikte belirleyin, dışa aktarımlar için somut dosya listesi isteyin. Anlaşmazlık çıkarsa yazışmaları saklayın ve gerekirse sözleşme maddelerine dayanarak yazılı talepte bulunun.
Sık Yapılan Hatalar
- Bildirimi sözlü yapmak: Fesih bildirimi sözleşmedeki yöntemle, yazılı olarak yapılmalıdır.
- Erişimleri devirden önce kapatmak: Yeni ajansın erişimi doğrulanmadan eskisini silmek kontrolü kaybettirir.
- Veri dışa aktarmayı sona bırakmak: Ajans iş birliği yapmayı bıraktığında dışa aktarım zorlaşır.
- Ölçüm tabanını kaydetmemek: Yeni ajansın etkisini değerlendirmek imkânsızlaşır.
- Her şeyi tek seferde değiştirmek: Hangi değişikliğin sonucu etkilediğini ayırt edemezsiniz.
Dijital pazarlama çalışmalarınızı yeni bir ajansa taşımayı düşünüyorsanız dijital pazarlama hizmetimizi inceleyebilir ve devir planınızı birlikte konuşmak için bize yazabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Ajans değiştirmek performansı düşürür mü?
Kısa bir dalgalanma olabilir; çünkü yeni ekip işi öğrenir ve otomatik reklam sistemleri yeniden öğrenme dönemine girebilir. Ölçüm tabanını kaydetmek, çift çalışma yürütmek ve değişiklikleri aşamalı yapmak bu etkiyi azaltır.
Fesih bildirimi ne kadar önce yapılmalı?
Süre sözleşmeye göre değişir. Çoğu sözleşmede belirli bir gün sayısı ve yazılı bildirim şartı bulunur. Sözleşmenizi okuyun, bildirimi tarihli ve kanıtlanabilir bir yöntemle gönderin.
Eski ajans veri vermeyi reddederse ne yapmalıyım?
Önce hesapların sizin adınıza açılıp açılmadığına bakın; öyleyse kendi yönetici erişiminizle verileri dışa aktarabilirsiniz. Sorun sürerse sözleşmedeki devir maddesine dayanarak yazılı talepte bulunun ve gerekirse hukuki destek alın.
Çift çalışma dönemi gerekli mi?
Zorunlu değildir ancak özellikle karmaşık reklam hesaplarında ve düzenli içerik üretiminde bilgi aktarımını kolaylaştırır. Birkaç haftalık kısa bir dönem çoğu zaman yeterlidir.
Web sitesi ajansın kontrolündeyse ne olur?
Sitenin dosyaları, hosting hesabı ve alan adı sizin adınıza değilse önce sahiplik ve devir şartlarını sözleşmeden netleştirin. Alan adı ve hosting sizde değilse bunları devretmesini yazılı isteyin; devirden önce yedek aldırın.
Yeni ajansa hangi bilgileri vermeliyim?
Hedeflerinizi, hedef kitlenizi, rakiplerinizi, geçmişte işe yarayan ve yaramayan çalışmaları, mevcut hesap erişimlerini, aylık raporları ve ölçüm tabanını verin. Bu bilgiler ilk haftaları büyük ölçüde kısaltır.
