İyi hazırlanmış bir teklif iki işe yarar: müşteriye ne alacağını net gösterir ve sizi sonradan çıkacak “bunu da kapsıyordu sanmıştım” tartışmalarından korur. Kötü hazırlanmış teklif ise tersini yapar. Kalemler belirsizdir, KDV’nin dahil mi hariç mi olduğu anlaşılmaz, geçerlilik tarihi yoktur, müşteri de “pahalı” ya da “ucuz” diye değil “ne aldığımı bilmiyorum” diye tereddüt eder.
Bu yazıda bir teklifin hangi bölümlerden oluşması gerektiğini, kalemlerin nasıl yazılacağını, KDV hesabını, kurgusal bir örneği ve teklifi gönderdikten sonra izlenecek yolu anlatıyoruz. Yazının sonunda, aynı hesaplamaları yapan ücretsiz bir Excel şablonunu da bulacaksınız.
İyi Bir Teklifin 10 Bölümü
Görseldeki on bölüm çoğu hizmet teklifi için yeterli bir iskelettir. Başlık, numara ve tarih teklifi tanımlar ve sonradan başvurmayı kolaylaştırır. Müşteri bilgisi teklifin kime hazırlandığını gösterir. Kısa giriş, ihtiyacı nasıl anladığınızı iki üç cümleyle özetler. Kalemler, ne yapacağınızı ve neyi kapsadığınızı sıralar. Fiyatlar birim fiyatı, adedi ve dönemi (tek seferlik, aylık, yıllık) gösterir. İndirim, varsa ayrı bir satırda görünür. KDV durumu açıkça yazılır. Geçerlilik tarihi teklifin ne zamana kadar geçerli olduğunu söyler. Ödeme koşulları ve şartlar ödeme düzenini ve kapsam sınırlarını belirler. Kapanış ve onay bölümü, müşterinin nasıl onay vereceğini gösterir.
Hepsini aynı uzunlukta yazmak gerekmez. Kalemler ve fiyatlar teklifin kalbidir; geri kalanı kısa tutabilirsiniz.
Kalemleri Nasıl Yazmalı?
Teklifte en sık yapılan hata, kalemi tek bir kelimeyle yazmaktır: “Web sitesi”, “SEO”, “Sosyal medya”. Müşteri bunun neyi içerdiğini kendi kafasında doldurur ve çoğu zaman sizinkinden farklı doldurur. İyi bir kalem üç şey söyler: ne yapılacak, neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor.
Örneğin “SEO danışmanlığı” yerine “Aylık teknik ve içerik SEO çalışması: aylık rapor dahil, reklam bütçesi ve yeni sayfa tasarımı hariç” daha güvenlidir. Kapsam dışı olanı yazmak sizi korur; yazmamak çoğu itirazın kaynağıdır.
İkinci kural, farklı nitelikteki kalemleri karıştırmamaktır. Bir kerelik tasarım bedeli ile her ay tekrarlayan yönetim bedeli aynı toplama girerse müşteri “toplam ne kadar, ayda ne kadar?” sorusuna cevap bulamaz. Tek seferlik, aylık ve yıllık kalemleri ayrı toplayın. Bütçe tarafında bu ayrımın neden önemli olduğunu dijital pazarlama bütçesi: 3 gerçekçi senaryo yazısında kalem kalem gösterdik.
KDV: Hariç mi, Dahil mi?
KDV, tekliflerde en çok karışıklık çıkaran konudur. İki gösterim biçimi vardır ve ikisi de doğrudur; önemli olan hangisini kullandığınızı yazmaktır.
- KDV hariç: Fiyatlara KDV sonradan eklenir. KDV = tutar × oran, toplam = tutar + KDV. Örneğin 30.162,50 TL’ye yüzde 20 KDV eklenirse KDV 6.032,50 TL, toplam 36.195 TL olur.
- KDV dahil: Yazdığınız fiyat KDV’yi zaten içerir. KDV hariç tutar = toplam ÷ (1 + oran). Örneğin 36.195 TL KDV dahil ise KDV hariç tutar 30.162,50 TL, KDV 6.032,50 TL’dir.
Aynı iş için bir teklif “KDV hariç”, diğeri “KDV dahil” yazılmışsa ilk bakışta biri çok ucuz görünür. Tekliflerin yan yana karşılaştırılmasında bu fark en sık yanılgıya yol açar; karşılaştırmayı nasıl aynı tabana getireceğinizi üç ajans teklifini aynı tabana getirme yazısında anlattık. Hesabı kendiniz yapmak için ücretsiz KDV hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz. Genel oran yüzde 20’dir, ancak bazı hizmet ve ürünlerde farklı oranlar uygulanabilir; hangi oranın geçerli olduğunu mali müşavirinize doğrulatın.
Örnek Teklif (Kurgusal)
Aşağıdaki tablo yöntemi göstermek için hazırlanmış kurgusal bir tekliftir; tutarlar fiyat önerisi değildir.
| # | Kalem | Dönem | Adet | Birim fiyat | İndirim | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kurumsal web sitesi (8 sayfa, mobil uyumlu) | Tek seferlik | 1 | 28.000 TL | - | 28.000 TL |
| 2 | SEO danışmanlığı (aylık rapor dahil) | Aylık | 1 | 9.500 TL | %10 | 8.550 TL |
| 3 | Ek içerik paketi (yazı başına) | Tek seferlik | 3 | 1.250 TL | - | 3.750 TL |
Dönem toplamları, yüzde 5 genel indirim ve yüzde 20 KDV hariç gösterimle şöyle çıkar:
| Tek seferlik | Aylık | |
|---|---|---|
| Ara toplam | 31.750 TL | 8.550 TL |
| Genel indirim (%5) | -1.587,50 TL | -427,50 TL |
| İndirimli tutar | 30.162,50 TL | 8.122,50 TL |
| KDV (%20) | 6.032,50 TL | 1.624,50 TL |
| Toplam | 36.195 TL | 9.747 TL |
Müşteri tek bakışta iki şeyi görür: işe başlarken tek seferlik 36.195 TL, ardından her ay 9.747 TL. “Toplam ne kadar?” sorusuna karışık tek bir sayı yerine iki net cevap vermek güveni artırır.
Geçerlilik Tarihi ve Ödeme Koşulları
Her teklifte bir geçerlilik tarihi olmalıdır. Fiyatlar, iş yükü ve maliyetler zamanla değişir; tarih yoksa teklif sonsuza kadar geçerliymiş gibi okunur. Otuz gün yaygın bir süredir ama bu bir kural değil, işinize uygun olanı seçin.
Ödeme koşulları da yazılı olmalıdır: tek seferlik kalemler peşin mi, parçalı mı ödenir; aylık kalemler ayın hangi günü faturalanır; ödeme biçimi nedir. Şartlar bölümüne kapsam dışı taleplerin ayrıca fiyatlandırılacağını ve revizyon sınırını da ekleyin. Sözleşme ve hukuki sonuçlar için bir hukuk danışmanından destek alın; teklif metni hukuki danışmanlık yerine geçmez.
Teklifi Göndermek: PDF mi, Bağlantı mı?
İki yöntemin de yeri var. PDF, kalıcı ve değişmeyen bir kayıt sağlar; müşteri indirir, ortakları ya da muhasebesiyle paylaşır, çevrimdışı açar. Bağlantı ise her zaman güncel sürümü gösterir, mobilde rahat okunur ve süresi dolduğunda ya da teklif iptal edildiğinde kapatılabilir. Biz tekliflerimizi müşteriye özel bir sayfa bağlantısı ve PDF olarak birlikte gönderiyoruz; müşteri hangisini rahat buluyorsa onu kullanıyor.
Bağlantıyı WhatsApp ile gönderecekseniz kısa ve kişisel bir mesaj işe yarar. Hazır bağlantılar için WhatsApp link oluşturucumuzu kullanabilirsiniz.
Teklif Sonrası Takip
Çoğu teklif cevapsız kalmaz, unutulur. Basit bir takip düzeni, ısrarcı görünmeden dönüş şansınızı artırabilir. Görseldeki akış bir öneridir: gönderim gününde teklifi tek cümlelik bir notla iletin. İkinci ya da üçüncü gün ulaşıp ulaşmadığını sorun. Yedinci gün sorusu olup olmadığını sorun ve gerekirse kapsamı netleştirmeyi önerin. On dördüncü gün teklifin geçerlilik süresini hatırlatarak net bir kapanış mesajı gönderin.
Takip, müşteriye baskı yapmak değil, karar vermesini kolaylaştırmaktır. İlk yanıt hızının da belirleyici olduğunu unutmayın; ayrıntıları gelen talebe ilk yanıt süresi yazısında anlattık.
Göndermeden Önce Kontrol Listesi
- Teklif numarası, tarihi ve müşteri adı doğru mu?
- Müşterinin ihtiyacı giriş bölümünde özetlenmiş mi?
- Her kalemde ne yapılacağı ve kapsam dışı olanlar yazılı mı?
- Tek seferlik, aylık ve yıllık kalemler ayrı toplanmış mı?
- Adet ve birim fiyat çarpımları ve toplamlar doğru mu?
- İndirim ayrı satırda ve yüzdesiyle görünüyor mu?
- KDV’nin hariç mi dahil mi olduğu açıkça yazılı mı?
- Geçerlilik tarihi var mı?
- Ödeme koşulları ve şartlar yazılı mı?
- Yazım hataları kontrol edildi mi, iletişim bilgileriniz teklifin üzerinde mi?
Sık Yapılan Hatalar
- Kapsam dışını yazmamak: Yazılmayan her şey sonradan tartışma konusu olur.
- Tek toplam vermek: Tek seferlik ve tekrarlayan bedeli karıştırmak müşteriyi şaşırtır.
- KDV’yi belirsiz bırakmak: “Fiyatlara KDV dahil mi?” sorusu teklifte cevaplanmalı.
- Geçerlilik tarihi koymamak: Fiyatı sonsuza dek sabitlemiş olursunuz.
- Yalnızca fiyat göndermek: Müşteri neyi aldığını görmezse yalnızca fiyatı karşılaştırır.
- Takip etmemek: Cevap gelmeyen teklifin çoğu reddedilmemiştir, unutulmuştur.
Ücretsiz Teklif Şablonu (Excel)
Yazıdaki hesapları yapan bir Excel şablonu hazırladık: teklif şablonunu indirin. Şablonda müşteri ve teklif bilgileri, 15 kalemlik tablo (tek seferlik, aylık ve yıllık dönem seçimiyle), kalem ve genel indirim, KDV hariç, KDV dahil ya da KDV belirtilmesin seçimi ile dönem bazında otomatik toplamlar, ayrıca ödeme koşulları ve şartlar alanları bulunuyor. “Örnek” sayfasında yukarıdaki kurgusal teklifin dolu hali var. Teklifi PDF’e çevirmek için Excel’de “Yazdır” menüsünden “PDF olarak kaydet” yolunu kullanabilirsiniz.
Fiyatları belirlerken rakip tekliflerle kendinizi karşılaştırmak isterseniz rakip fiyat ve teklif analizi yazısındaki yöntem işe yarar. Dijital pazarlama teklifi mi hazırlıyorsunuz ya da almak mı istiyorsunuz? Dijital pazarlama hizmetimizi inceleyebilir, ihtiyacınıza özel teklif için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Teklif ile sözleşme aynı şey midir?
Hayır. Teklif, ne yapacağınızı ve ne karşılığında yapacağınızı gösteren bir öneridir; sözleşme ise tarafların hak ve yükümlülüklerini bağlayıcı biçimde düzenler. Teklif karşı tarafın kabulüyle bağlayıcı sonuçlar doğurabilir; hukuki ayrıntılar için bir hukuk danışmanına danışın.
Teklifte fiyatı nasıl gösterirsem müşteri daha iyi anlar?
Tek bir toplam yerine kalem kalem fiyat, dönem bazında ayrı toplam ve KDV’nin açık yazılması anlaşılırlığı artırır. Müşteri neyin tek seferlik, neyin aylık olduğunu görürse karar vermesi kolaylaşır.
Teklifte indirim göstermeli miyim?
İndirim verecekseniz ayrı bir satırda ve yüzdesiyle gösterin. Fiyatı sessizce düşürmek yerine indirimi görünür kılmak, değerinizi ve müşteriye sağladığınız avantajı net gösterir. İndirimin koşulunu (peşin ödeme, uzun dönem taahhüt gibi) yazmayı unutmayın.
Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Kesin bir süre yok; otuz gün yaygın bir tercihtir. Maliyetleriniz ve iş yükünüz hızlı değişiyorsa daha kısa, karar süreci uzun olan kurumsal müşteriler için daha uzun tutabilirsiniz. Önemli olan tarihin yazılı olmasıdır.
Teklifi PDF mi göndermeliyim, Word mu?
Müşteri tarafında değiştirilebilir olmaması için PDF önerilir. Word ya da Excel dosyası düzenlenebilir olduğundan sonradan yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Düzenlenebilir sürümü kendinizde tutun, müşteriye PDF ya da bağlantı gönderin.
Teklife cevap gelmezse ne yapmalıyım?
İki üç gün sonra ulaşıp ulaşmadığını nazikçe sorun, bir hafta sonra sorusu olup olmadığını öğrenin, geçerlilik tarihine yaklaşırken kısa bir kapanış mesajı gönderin. Üç temas çoğu durumda yeterlidir; bundan fazlası ısrar gibi algılanabilir.
